IV. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

IV. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

 I.      MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.

a        Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.)    Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

a)      Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)

b)      Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.

c)      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

(1)         Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2)         Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3)         Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4)         Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5)         Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6)         Peta kota-kota besar

(7)         Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir

(8)         Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9)         Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

(10)     Buku catatan keuangan

(11)     Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

2.)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

a)      Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.

b)      Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

b        Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

c         Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

d        Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.

e         Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

f.       Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

1)      Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

2)      Tujuan tata ruang kantor

a)      Memberikan kenyamanan kepada karyawan

b)      Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal

c)      Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja

d)     Memudahkan dalam pengawasan

e)      Memudahkan dalam memberikan pelayanan

f)       Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja

g)      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

h)      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

i)        Memberikan pencitraan yang baik

3)      Bentuk-bentuk tata ruang kantor

a)      Ruang kantor terbuka (open plan office)

Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor terbuka:

·         Mudah merubah ruangan

·         Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

·         Mudah dalam pengawasannya

·         Menghemat tenaga

·         Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

·         Memperlancar arus pekerjaan

·         Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

Kerugian ruang kantor terbuka:

·         Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia

·         Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu

·         Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b)      Ruang kantor tertutup Closed plan office)

Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor tertutup

·         pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

·         pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang

·         karyawan lebih leluasa dalam bekerja

Kerugian ruang kantor tertutup

·         pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat

·         cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar

·         perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

c)      Ruang kantor semi tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

·         Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

·         kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

4)      Pedoman pembuatan tata ruang kantor

a)      Asas-asas tata ruang kantor

·         Asas jarak terpendek

Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

·         Asas rangkaian kerja

Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.

·         Asas penggunaan seluruh ruangan

Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien

·         Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.

·         Asas perubahan susunan tempat kerja

Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.

·         Asas keamanan dan kepuasan karyawan

Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.

b)     Prinsip-prinsip tata ruang kantor

·         Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan

·         pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

·         alur kerja harus sederhana

·         perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

·         Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama

·         Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

·         Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian depan

·         Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.

c)      Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

(1)   Sistem pencahayaan

§  Natural lighting

Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi, jendela, kaca, dinding dll.

§  Task lighting

Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.

§  Ambient lighting

adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor

§  Accent lighting

Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain yang memerlukan cahaya.

(2)   Sistem warna

Macam-macam warna

§  warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan kuning.

§  warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange mrp campuran wrna merah dan kuning.

§  warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya merah dengan jingga.

Arti warna dan efek psikologinya

§  merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh

§  Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.

§  Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.

§  Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.

§  Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan dingin. dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruangan

§  ukuran ruangan

§  lokasi ruangan

§  lokasi bangunan

§  tipe ruangan

§  bentuk ruangan

§  tinggi ruangan

Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai

§  kantor lebih menarik dan menyenangkan

§  ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan

§  karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan gembira

§  produktivitas meningkat

§  karyawan merasa lebih lega

§  meningkatkan citra yang baik pada perusahaan

(3)   Sistem pengaturan udara ruangan

Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab

§  Menggunakan AC

§  Membuat ventilasi yang cukup

§  Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan

Keuntungan pengaturan udara yang tepat antara lain:

§  karyawan lebih nyaman dalam bekerja

§  semangat kerja meningkat

§  kesehatan karyawan lebih terpelihara

§  produktivitas meningkat

§  kualitas kerja lebih baik

§  memberi kesan baik bagi tamu

(4)   Sistem penataan suara

Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan sulit berkonsentrasi pada pekerjaan.

Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:

§  konsentrasi terganggu

§  semamgat menurun

§  dapat terjadi gangguan mental/syaraf

§  karyawan tambah lelah

§  kesalahan kerja banyak terjadi

§  produktivitas kerja rendah

Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal berikut:

§  ruangan diberi peredam suara

§  dibawah mesin tik diberi alas karet

§  memilih printer yang tidak terlalu bersuara

§  gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan

§  pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus

B.     Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor

a.      Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun untuk satu tahun anggaran.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain:

1)      Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana

2)      Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang dibutuhkan

3)      Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia

4)      Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan operasional

5)      Penyimpanan sarana prasarana

6)      Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana

7)      Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

b.      Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.

1)      Tujuan penyimpanan

a)      agar barang tiddak cepat rusak

b)      agar tidak terjadi kehilangan barang

c)      agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan

d)     memudahkan dalam pengawasan

e)      memudahkan dalam analisis barang

2)      Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

a)      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia

b)      Pergudangan yang memenuhi syarat

c)      Sifat barang yang disimpan

d)     Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

e)      Prosedur dan tata kerja

f)       Biaya yang tersedia

g)      Tenaga yang diperlukan

h)      Jangka waktu penyimpanan

3)      Cara penyimpanan

a)      Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis

b)      Barang disimpan dalam keadaan bersih

c)      Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi

d)     Barang disimpan di tempat yang memadai

e)      Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan

f)       Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan

g)      Barang disimpan di ruangan yang terkunci

h)      Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku persediaan

i)        Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan

c.       Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor:

1)      agar barang tidak mudah rusak

2)      agar barang tidak mudah hilang

3)      agar barang tidak kedaluarsa

4)      agar barang tidak mudah susut

5)      agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:

1)      Pemeliharaan berdasarkan waktu

a)      pemeliharaan sehari-hari

b)      pemeliharaan berkala

2)      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

a)      pemeliharaan barang bergerak

b)      pemeliharaan barang tidak bergerak

d.      Inventarisasi

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.

Tujuan inventarisasi

1)      agar peralatan tidak mudah hilang

2)      adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

3)      memudahkan dalam pengecekan barang

4)      memudahkan dalam pengawasan

5)      memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan, dimana masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku inventarisasi barang:

1)      Buku induk barang inventaris

Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

2)      Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode  barang yang telah ditentukan.

3)      Buku catatan barang noninventaris

Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belkum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang-barang yang habis pakai.

e.       Laporan sarana prasarana

Laporan saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu.

Fungsi adanya laporan adalah:

1)      Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)      sebagai pengendali persediaan

3)      memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)      sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1)      Bukti penerimaan barang

2)      bukti pembelian barang

3)      Bukti pengeluaran barang

4)      Kartu barang

5)      Kartaui persediaan

6)      Daftar inventaris

7)      Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1)      Memeriksa barang

2)      menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran

3)      menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)      menghitung pengeluaran barang

5)      menghitung sisa persediaan

6)      mencatat mutasi barang

Sumber : http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/iv-mengidentifikasi-sarana-dan.html

Pengertian dan Fungsi Notulen Rapat

Notulen dapat diartikan sebagai rangkuman yang singkat, sistematis, padat dan menyeluruh dari suatu kegiatan rapat atau sidang.    Notulen sendiri memiliki fungsi yang tentunya sangat penting dalam kegiatan rapat, karena disinilah semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut beberapa fungsi notulen :

• Notulen dapat digunakan sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan.
• Notulen dapat digunakan sebagai tolak ukur sukses atau tidaknya pelaksanaan rapat.  Dan juga digunakan untuk acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari hasil keputusan rapat.

---

Yang Membuat Notulen

Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris namun yang mencatatnya adalah notulis.  Sebaiknya dalam pemilihan notulis harus memperhatikan kemampuan notulis, karena notulis harus dapar menangkap dengan terperinci apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.

Contoh Notulen Rapat

Contoh Notulen Rapat OSIS

Rapat Persiapan Menyambut HUT RI ke-68
SMP Negeri  <<Nama Sekolah>>

Hari, TanggalTempat Waktu Materi Rapat

:  Selasa,28 Mei 2013:  Aula SMP Negeri ….. :  10.00 s/d 12.00 WIB :  Persiapan Menyambut HUT RI Ke-68

Rapat persiapan menyambut HUT RI Ke-68 ini dihadiri oleh :

Pimpinan RapatNotulis Peserta Terdiri atas Tidak Hadir

:  AISYA ALIYA MADINA (Ketua Osis):  AHMAD WAFA :  30 Orang :  Kepala Sekolah, Anggota OSIS dan Ketua Kelas 7, 8, 9 :  Tida ada

Pelaksanaan Rapat :
Kegiatan Pembukaan
Acara Pembukaan Kegiatan Rapat dibuka oleh Ketua OSIS.
Sambutan Kepala Sekolah
Dalam sambutan Kepala Sekolah menyarankan agar Panitia Pelaksana Kegiatan terdiri dari perwakilan dari setiap kelas, pelaksanaan lomba-lomba sebaiknya terdiri dari lomba bidang keolahragaan, kebersihan kelas, dan lomba yang berhubungan dengan akademik, hadiah dari pemenang lomba akan dibagikan setelah pelaksanaan HUT RI Ke-68
Acara Inti:
Pembentukan Panitia Pelaksana
Mempehatikan dari arahan yang diberikan oleh Kepala Sekolah, dan Usulan dari peserta rapat maka panitia pelaksana kegiatan adalah sebagai berikut :

KetuaSekretaris Bendahara Seksi Lomba	:  HENDRA:  YUSNI :  TRIYANI :  HERYANTO
	dibantu oleh beberapa anggota sebanyak 10 orang yakni :1.  M. Luthfillah 2.  Sutarto 3.  Rahman Hadi 4.  Susiani 5.  Tanti Rohani 6.  Rahimah Rahmah 7.  Ernawati 8.  Annisa 9.  Tari Wulandari 10.  Rahimawati

Pelaksanaan Kegiatan :

• Persiapan lomba diadakan mulai tanggal 6-10 Agustus 2013
• Rapat kepanitianaan tanggal 10 Agustus 2013
• Pelaksanaan Kegiatan Lomba Tanggal 11 s/d 16 Agustus 2013
• Pemberian hadiah kepada pemenang lomba tanggal 17 Agustus 2008

Hal-hal lainnya:
Perwakilan dari kelas 7 mengusulkan agar diadakannnya lomba melukis dan usulan tersebut disetujui oleh seluruh peserta rapat.
Penutup
Kegiatan rapat ditutup oleh Ketua OSIS selaku pimpinan rapat pada pukul 12.00 WIB.

Notulis,

AHMAD WAFA

Demikian Uraian kita pada kesempatan kali ini tentang Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya. Semoga dapat bermanfaat dan menjadi salah satu pedoman untuk anda untuk membuat notulen rapat.

Sumber : http://contohsuratku.com/contoh-notulen-rapat/

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Onong Uchjana Effendy
Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media).
Analisis Pengertian Komunikasi Dan 5 (Lima) Unsur Komunikasi Menurut Harold Lasswell Sat, 10/11/2007 – 6:54pm — Rejals Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell.
Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

Raymond Ross
Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

Gerald R. Miller
Komunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan niat sadar untuk memengaruhi perilaku mereka.

Everett M. Rogers
Komunikasi adalah proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

Carl I. Hovland
Komunikasi adalah suatu proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya dengan menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.

New Comb
Komunikasi adalah transmisi informasi yang terdiri dari rangsangan diskriminatif dari sumber kepada penerima.

Bernard Barelson & Garry A. Steiner
Komunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb.

Colin Cherry
Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

Forsdale (1981) seorang ahli pendidikan terutama ilmu komunikasi : Dia menerangkan dalam sebuah kalimat bahwa “communication is the process by which a system is established, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.
Analisis : Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan sehari-hari dalam menyampaikan pesan/rangsangan(stimulus) yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat pesan, mengubah isi dan makna, merespon pesan/rangsangan tersebut, serta memeliharanya di ruang publik. Dengan tujuan sang “receiver” (komunikan) dapat menerima sinyal-sinyal atau pesan yang dikirimkan oleh “source” (komunikator).

William J. Seller
William J.Seller mengatakan bahwa komunikasi adalah proses dimana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.

Sumber : http://idadwiw.wordpress.com/2011/12/18/pengertian-komunikasi/

SURAT DINAS

SURAT DINAS

A.    Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas adalah salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah. Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi, pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu dikenal pula sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini, karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta.

B. Jenis-jenis Surat Dinas

 Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut :

a.       Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepadaseseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok berikut.

•         Identitas pemohon

•         Isi permohonan.

•         Tujuan dan alasan pemohon.

•         Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

•         Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

b.      Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :

•         Bagian pembuka,  berisi masalah pokok surat

•         Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

•         Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

c.       Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan :

•         Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.

•         Data pribadi pihak yang diterangkan.

•         Isi keterangan.

•         Keterangan tanggal berlakunya surat.

•         Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

d.      Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

C. Cara Menulis Surat Dinas

Dalam Surat Dinas walaupun pembuat suratnya dari instansi yang berbeda tetap menggunakan bahasa yang resmi, yaitu bahasa Indonesia yang disesuaikan dengan ejaan yang berlaku, sedangkan format baku dalam surat adalah sebagai berikut :

•         Kepala Surat

•         Nomor

•         Hal

•         Lampiran

•         Tanggal Pembuatan Surat

•         Alamat yang dituju

•         Salam pembuka (tidak harus ada)

•         Isi surat

•         Salam penutup (tidak selalu ada)

•         Nama terang, tanda tangan pengirim surat

•         Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis Surat Dinas

Untuk menghindari kesalahan penempatan bagian-bagian surat resmi, ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui tentang penulisan surat jenis ini, di antaranya sebagai berikut :

•         Penulisan tanggal surat tidka perlu didahului nama tempat/kota jika nama kota telah tercantum pada kop surat/kepala surat. Selain itu, angka tahun tidka perlu diikuti tanda baca apapun.

•         Apabila dalam surat ada yang dilampirkan, seperti kuitansi, brosur, atau fotokopi, pelampiran tersebut cukup ditulis jumlahnya saja pada lampiran. Jika tidka ada yang dilampirkan berarti kata lampiran tidak perlu dicantumkan dan penulisan langsung pada Nomor Surat dan Perihal.

•         Bagian hal atau perihal hendaknya dituliskan secara ringkas dengan init persoalan yang akan dibahas di dalam surat.

•         Penulisan alamat surat sebagai berikut.

•         Penulisan alamat tidak perlu diawali dengan kata kepada  karena sudah jelas bahwa alamat yang ditulis adalah alamat yang dituju.

Contoh penulisan yang dianjurkan

      Yth. Direktur Personalia PT Makmjr Sejati

                  Jalan Ahmad Yani Nomor 50

                  Surabaya

•         Penulisan sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak digunakan di depan gelar, pangkat dan jabatan, kecuali, langsung diikuti nama yang dituju.

Contoh penulisan yang tidak dianjurkan:

Yth. Bapak Drs. Sihar Ramses Simaputang

Contoh penulisan yang dianjurkan:

Yth. Bapak Sihar Ramses Simaputang

•         Salam pembuka yang cukup dikenal di antaranya sapaan “dengan hormat”/ sapaan ini ditulis sebagai berikut.

Misalnya: dengan hormat,

Namun demikian, sapaan-sapaan lain pun dapat digunakan. Sapaan-sapaan yang bernada takzim, hormat, resmi dan tidak berlebihan.

•         Kalimat pembuka yang biasa digunakan ada beberapa macam, bergantung pada keperluan surat, seperti contoh berikut.

•         Menyambung surat kami tanggal . .  . No . . .

•         Dengan ini kami beritahukan bahwa . . .

•         Isi surat jangan sampai mengaburkan pembaca. Untuk itu, usahakan agar isinya singkat dan jelas.

•         Salam penutup biasanya menggunakan ketentuan sebagai berikut.

•         Huruf pertama kata salam, hormat dan wassalam ditulis dengan huruf capital.

•         Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma.

D.  Contoh Surat Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI CILAMAYA

Jln. Raya Sukatani No. 15, Cilamaya, Karawang 41384

Karawang, 12 Maret 2007

Nomor             : 325 /OSIS/07

Lampiran         : satu lembar

Hal                  : Undangan

Yth. Ir. Jaja Saputra

Jln. Raya Cilamaya No. 11

Cilamaya Karawang

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap kelestarian lingkungan, khususnya daerah pantai, kami akan mengadakan kegiatan peduli lingkungan dengan menanam pohon bakau (mangrove). Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak untuk hadir dan memberikan sambutan pada acara tersebut yang akan dilaksanakan pada :

Hari, Tanggal  : Sabtu, 17 Maret 2007

Waktu             : Pukul 10.00 s.d. 14.00 WIB

Tempat            : Aula SMA Negeri Cilamaya

Atas perhatian dan partisipasi Bapak, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                           Hormat kami,

                                                                                      Ketua OSIS

Agus Nurzaman

Tembusan:

- Kepala SMA Negeri Cilamaya

- Wakasek Kesiswaan SMA Negeri Cilamaya 39 Lingkungan