12 Cara Mendukung Kerja Sama Tim

www.marketing.co.id – Kerja sama tim (teamwork) adalah suatu kemampuan dari sekelompok individu untuk dapat bekerja sama menuju ke visi yang sama. Suatu kemampuan untuk mengarahkan keberhasilan setiap individu menuju pada tujuan-tujuan organisasi. Kerja sama tim merupakan elemen penting yang dibutuhkan bila kita ingin mencapai suatu hasil yang tidak dapat dicapai oleh orang lain.
Tidak peduli apakah Anda seorang bos, karyawan, atau profesional sekalipun; bila Anda mengetahui cara untuk membuat suatu kerja sama dengan pihak lain, Anda akan mampu mendapatkan hasil yang luar biasa. Keahlian dalam me-manage kerja sama ini jelas sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis. Untuk dapat membangun sebuah tim, diperlukan lebih dari sekadar mengumpulkan orang-orang yang tepat.
Bila Anda mempunyai kesempatan untuk memilih sendiri tim Anda, analisislah kekuatan dan kelemahan mereka untuk memastikan Anda mendapatkan kombinasi keahlian mereka yang terbaik. Kelilingi diri Anda dengan orang-orang yang handal dan hati-hatilah untuk tidak memilih duplikat (clone) dari diri Anda sendiri. Keanekaragaman itu bagus bila masing-masing individu mempunyai kemauan untuk bekerja sama.
Banyak tantangan dan masalah yang bakal muncul bila Anda sedang membangun sebuah tim yang orang-orangnya tidak mempunyai minat untuk bekerja sama satu dengan lainnya. Ujian sebenarnya dari keahlian leadership Anda adalah untuk menciptakan suatu lingkungan atau suasana, di mana setiap individu bersedia untuk bekerja secara kooperatif dan kolaboratif. Kembangkan team work yang efektif dan Anda akan memberikan inspirasi tentang produktivitas, kualitas, dan loyalitas.
Bagilah visi Anda, dan tips-tips berikut mungkin bisa membantu Anda dalam membangun dan mendukung kerja sama tim yang lebih baik
Fokus pada Tujuan Secara Keseluruhan
Jelaskan rencana jangka panjang perusahaan dan lakukan follow-up secara teratur. Orang-orang seringkali terlalu fokus pada masalah hari ini dan pekerjaan rutin lainnya sehingga kehilangan gambaran akan tujuan utama secara keseluruhan. Pada waktu anggota lainnya sedang berkonsentrasi untuk menyelesaikan masalah, orang lain dapat mendedikasikan lebih banyak waktunya untuk me-review proses untuk mengeliminasi masalah-masalah yang mungkin muncul di masa depan.
Definisikan Peran Masing-masing dengan Jelas
Garisbawahi dengan jelas tanggung jawab dan peran masing-masing individu dalam suatu tim. Hal ini sangat penting untuk menjamin kesuksesan tim. Bila kita mengerti tugas dan tanggung jawab masing-masing individu dengan baik, maka akan sangat membantu dalam pelaksanaan kerja sama tim secara kolaboratif. Dukunglah tim Anda untuk mendefinisikan fungsi mereka masing-masing. Mereka akan mampu untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab apabila mereka berada dalam posisi yang cocok, dan seseorang dari mereka mungkin akan dapat mengeluarkan bakat baru yang tidak mereka sadari sebelumnya.
Tetapkan Tujuan
Anggota tim perlu untuk memperhatikan tujuan individu maupun tujuan tim. Dukunglah mereka untuk menentukan tujuan jangka pendek yang dapat diraih dan dapat diukur, serta tujuan jangka panjang. Dengan tujuan yang jelas dalam suatu tim dan adanya suatu kode etik dan aturan tertentu, tim itu akan mulai bisa mengatur dirinya sendiri untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pantauan atau pengawasan dari pihak-pihak ahli atau senior sangat dibutuhkan untuk menghilangkan atau paling tidak mengurangi sifat-sifat negatif seperti kemalasan, keterlambatan, serta suka menunda-nunda pekerjaan. Komunikasikanlah selalu setiap tujuan dengan jelas, dan pastikan setiap anggota tim mengerti benar-benar setiap tujuan tersebut.
Bagikan Setiap Informasi yang Ada
Setiap informasi yang disembunyikan akan dianggap sebagai gosip atau rumor. Hal ini akan sangat menurunkan produktivitas dan moral semua anggota tim, bila mereka menemukan banyak gosip atau informasi-informasi yang tidak jelas berkeliaran di antara mereka. Terutama dalam masa-masa sulit, atau masa-masa peralihan, bagikan dan sebarkanlah semua informasi yang memang perlu untuk dikomunikasikan ke semua anggota tim, dan jangan lupa terus meng-update informasi tersebut sesering mungkin.
Bangunlah Rasa Kepercayaan antar Anggota Tim
Jadilah orang yang dapat dipercaya dan dapat diandalkan. Hargailah kata-kata Anda sendiri. Bila Anda adalah seorang pemimpin, dan Anda telah berjanji untuk memberikan sesuatu kepada anak buah, maka pastikan Anda menepati janji tersebut. Bila Anda adalah salah satu anggota tim, dan pernah berjanji untuk melakukan sesuatu kepada sesama anggota tim atau pemimpin Anda, maka pastikan juga Anda menepati janji tersebut. Perlakukan setiap anggota tim dengan perlakuan yang sama. Jangan ada “anak emas”, “orang istimewa”, dan lain sebagainya.
Tunjukkan Antusiasme
Antusiasme mudah menular. Selalu bersikap positif, dan penuh harap. Bila mereka melihat Anda mengharapkan sesuatu dari mereka, maka ada peluang mereka akan memberikan yang terbaik dan berusaha untuk tidak mengecewakan Anda. Fokuslah juga pada hal-hal yang dikerjakan dengan benar, dan tidak selalu melihat kesalahan orang lain saja.
Have Fun
Bangun semangat yang ada di dalam tim untuk selalu dapat memberikan energi yang tinggi dan semangat untuk terus bersatu. Sediakan waktu untuk tertawa bersama dan ciptakan suasana yang sesantai mungkin. Tidak ada tujuan yang dapat dicapai dengan mudah bila suasana kerja sama selalu berada dalam keadaan tegang.
Delegasi
Biasakan untuk bisa menjelaskan apa yang harus dikerjakan dan mungkin bagaimana cara mengerjakannya (bila diperlukan), lalu biarkan. Lebih baik lagi bila Anda dapat menjelaskan masalah yang ada dan hasil seperti apa yang Anda inginkan, lalu biarkan tim Anda mengembangkan caranya sendiri untuk menyelesaikan tugas Anda tersebut. Percayakan tugas kepada setiap individu dalam tim secara keseluruhan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya sesuai dengan waktu yang telah Anda tetapkan. Bila sudah ada jadwal untuk me-review proyek Anda pada hari Selasa depan, maka jangan menanyakan hasilnya hari ini. Berilah kepercayaan kepada tim Anda untuk dapat memenuhi deadline-nya masing-masing.
Terakhir yang penting adalah terus menerus memberikan inspirasi kepada semua anggota tim Anda. Bila Anda berbicara tentang hal apa pun yang berhubungan dengan tim, gunakanlah kata “kita” dan bukan kata “saya”. Selamat bekerja sama dalam tim, dan sukses untuk Anda semua!  

Sumber : http://www.marketing.co.id/12-cara-mendukung-kerja-sama-tim/

Tips Membangun Kerjasama Tim

Membangun sebuah kerjasama tim yang solid adalah hal yang wajib dan sangat penting dilakukan, karena keberhasilan sebuah perusahaan bergantung pada kerjasama tim yang solid. Kerjasama tim di dalam perusahaan bukan hanya dibangun pada satu divisi saja tetapi harus dibangun antar sesama divisi yang saling berkolaborasi sehingga sebuah kegiatan operasional dapat dilakukan dengan baik. Bayangkan jika sebuah kegiatan operasional perusahaan tidak berjalan karena tidak adanya kerjasama yang baik antar divisi perusahaan, tentu saja perusahaan akan menderita kerugian yang begitu besar.
Peran seorang pemimpin dalam membangun sebuah kerjasama tim sangat penting. Seorang pemimpin harus mampu mendelegasikan setiap pekerjaan, mengambil keputusan, dan terbuka pada setiap ide yang dilontarkan oleh anggota tim serta bertanggung jawab pada setiap tindakan yang dilakukan oleh timnya. Jika Anda mampu melakukannya, Anda dapat membangun sebuah tim yang solid dan produktifitas.

Ada beberapa hal yang dapat mengganggu kerjasama tim, diantaranya adalah :
Egois
Sikap egois dapat menghancurkan sebuah kerjasama tim yang solid, jika Anda mempunyai anggota tim yang egois jangan dipertahankan walaupun orang tersebut mempunyai kemampuan yang luar biasa, jangan sampai hanya karena satu orang maka kerjasama tim yang sudah Anda bangun dengan susah payah menjadi berantakan.
Mementingkan kepentingan individu
Jangan pernah mementingkan kepentingan individual ketika Anda sedang bekerja sama, karena sebuah kerjasama tidak akan berhasil jika setiap anggotanya mementingkan kepentingan masing – masing. Semua urusan pribadi harus dikesampingkan dan utamakan kepentingan bersama.
Pemimpin tidak bijaksana
Pemimpin yang tidak bijaksana akan membuat anggota tim menjadi tidak betah dan jika anggota tim sudah tidak betah maka produktifitas kerja mereka akan menurun dan hal itu merupakan hal yang merugikan bagi perusahaan. Seorang pemimpin harus bijaksana dan mau menerima ide – ide yang diberikan oleh anggota tim kemudian mengambil keputusan yang terbaik untuk tujuan bersama.
Poin – poin diatas merupakan beberapa hal yang dapat menyebabkan hancurnya sebuah kerjasama tim dan untuk menghindari hal tersebut, kerjayuk.com memiliki beberapa tips yang dapat Anda lakukan ketika ingin membangun atau memperbaiki kerjasama tim. Berikut ini merupakan cara untuk membangun kerjasama tim yang solid :
Terbuka
Sebuah tim yang solid harus saling terbuka satu sama lain sehingga antar sesama anggota bisa saling mengkritik (kritik membangun tentunya) dan mengevaluasi hasil kerja tim. Bersikap terbuka antar sesama anggota tim juga dapat meningkatkan kreatifitas dan produktifitas kerja asalkan semuanya terarah dan terkontrol dengan baik.
Toleransi
Toleransi antar sesama anggota harus dimiliki oleh setiap tim yang solid sebab tanpa toleransi, sekuat apapun tim yang Anda bangun pasti tidak akan bertahan lama.
Saling menghormati
Seperti sikap toleransi, sikap saling menghormati juga sangat dibutuhkan dalam membangun sebuah kerjasama tim yang kokoh, tidak ada tim yang dapat bertahan jika sesama anggotanya tidak saling menghormati. Saling menghormati juga dapat dilihat pada saat mengeluarkan pendapat atau ide, yaitu pada saat ide atau pendapat salah satu anggota tim di kritik (dapat dilihat dari cara penyampaian kritik). Jika Anda menemukan bahwa tim Anda kurang memiliki sikap saling menghormati, coba kumpulkan setiap anggota tim Anda dan diskusikan hal ini.
Mengutamakan kepentingan tim
Setiap hal yang dilakukan oleh anggota tim harus berdasarkan atas kepentingan tim, tidak boleh ada unsur pribadi dalam setiap melaksanakan pekerjaan. Tugas pemimpin adalah memastikan bahwa setiap anggota tim yang terlibat dalam melaksanakan tugas harus sesuai dengan kesepakatan tim dan tugas tersebut diselesaikan tepat pada waktunya.
Mengadakan acara
Sesekali adakan acara berkumpul bersama untuk meningkatkan kekompakan tim, sehingga hubungan antar sesama anggota menjadi semakin kuat. Setiap acara yang dibuat harus melibatkan setiap anggota tim, tujuannya adalah menjalin hubungan interpersonal dan memperkuat kerjasama tim.


Sumber : http://kerjayuk.com/inspiration/tips-membangun-kerja-sama-tim

Empat tahap dasar perencanaan

 

Tahap 1:

Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.

 

Tahap 2:

Merumuskan keadaan saat ini.

Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.

 

Tahap 3:

Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan.

Tahap 4:

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.

 

http://wacanamitra.blogspot.com/2010/09/tahap-dasar-perencanaan_12.html

Proses Perencanaan Manajemen

Pengertian Perencanaan

perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat :

• Rencana untuk stabilitas (plan for stability),
• rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat
• rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

Proses perencanaan, terdiri dari :
• Menentukan tujuan perencanaan
• Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
• Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
• Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
• Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

W. H. Newman
Planning is desiding in advance what is to be done (perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan

Louis A. Allen
Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

H. Koontz dan O’Donnel
Planning is the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objective, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program).

Sondan P. Siagian
Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Dikenal:
1. Administrative planning (seluruh unit)
2. Managerial planning (departemental dan operasional)

George R. Terry
Planning is the selecting and relating of fack and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired results (perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki).

Sumber : http://adipurnama.blogdetik.com/2011/01/21/pengertian-perencanaan/

MASHAB-MASHAB MANAJEMEN


G.R. Terry mengemukakan bahwa mashab-mashab manajemen adalah :

1. Mashab manajemen berdasarkan  kebiasaan (management by custom school)
2. Mashab manajemen ilmiah (Scientific management school)
3. Mashab Kelakuan (Behaviour school)
4. Mashab Sosial (The Social School)
5. Mashab Manajemen Sistem (Systems Management School)
6. Mashab Manajemen berdasarkan keputusan (Decisional Management School
7. Mashab Pengukuran Kuantitatif (Quantitative Measure)
8. Mashab Proses Manajemen (Management Process)
9. Mashab Manajemen menurut keadaan (Contingency Management School)

BIDANG-BIDANG MANAJEMEN

Dilihat dari bidang-bidangnya, manajemen dapat dibagi menjadi :

1. Manajemen Personalia
2. Manajemen Permodalan
3. Manajemen Biaya
4. Manajemen Produksi
5. Manajemen Marketing
6. Manajemen Perkantoran
7. Manajemen Resiko

SISTEM-SISTEM MANAJEMEN

Sistem manajemen yang diterapkan oleh manajer dalam suatu perusahaan tergantung pada karakter seseorang manajer dan keadaan perusahaan yang dipimpinnya. Sistem Manajemen dapat dibedakan:

1. Manajemen Bapak (Paternalistic Management)
2. Manajemen Terbuka (Open Management)
3. Manajemen Tertutup (Closed Management)
4. Manajemen Demokrasi

CARA MEMPELAJARI MANAJEMEN


Dalam mempelajari manajemen ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan :

An interdisciplinary approach
Untuk mempelajari ilmu manajemen kita harus mempelajari  ilmu yang lain misalnya psikologi, sociology dan lain-lain.

Human resources (Supportive) approach
Yaitu pendekatan dengan sumber daya manusia sebagai dasar tinjauan.

A contingency  approach
Adalah system pendekatan yang bersifat situasional.

System approach
Suatu pendekatan dengan memperhitungkan unsur / komponen ataupun lingkungan yang satu yang saling berkaitan dengan unsur/komponen ataupun lingkungan yang lain dalam suatu ruang lingkup organisasi.


Sumber : http://sseituko.wordpress.com/2010/10/12/asas-asas-manajemen/

PARA PERINTIS ILMU MANAJEMEN

Para perintis ilmu manajemen adalah orang pertama yang melakukan penelitian serta meletakkan dasar-dasar ilmu pengetahuan manajemen, memperkembangkannya dan menyusunnya secara sistematis, universal; Sehingga dapat dipelajari dan diajarkan. Para perintis ilmu ini terdiri dari beberapa orang serta berasal dari berbagai negara, seperti: Frederick Winslow Taylor, Henry Fayol, Babbage dan Alexei Stakhanov.
F.W. Taylor mengemukakan azas-azas manajemen sebagai berikut :

1. Pengembangan metode-metode kerja yang baik.
2. Pemilihan serta pengembangan para pekerja.
3. Usaha untuk menghubungkan serta mempersatukan metode kerja yang terbaik dan para pekerja yang terpilih dan terlatih.
4. Kerjasama yang harmonis antara manajer dan non-manajer, meliputi pembagian kerja dan tanggung jawab manajer untuk merencanakan pekerjaan.

ILMU DAN SENI MANAJEMEN

Scince adalah sekumpulam pengetahuan yang telah di sistematisasi, dikumpulkan dan diterima menurut pengertian kebenaran umum, mengenai keadaan suatu subyek atau obyek tertentu.
Art / seni adalah sesuatu kreatifitas pribadi yang kuat dan disertai keterampilan.

Science Berkembang secara teoritis Membuktikan Meramalkan Mmberi Definisi Memberikan Kepastian / Ukuran

Art Berkembang secara praktis Merasa menerka Menguraikan/Mengajarkan Memberi Pendapat

ASAS DAN FILSAFAT MANAJEMEN
Asas adalah suatu pernyataan fundamental/kebenaran umum yang dapat dijadikan pedoman pemikiran dan tindakan. Asas-asas muncul dalam pengalaman, merupakan hasil pelaksanaan pekerjaan atau hasil penelitian. Asas bersifat permanent dan setiap ilmu pengetahuan memiliki asas yang mencerminkan intisari        kebenaran-kebenaran dasar dalam bidang ilmu tersebut.
Filsafat manajemen adalah kumpulan pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar atau basis yang luas untuk menentukan pemecahan terhadap masalah-masalah manajer.




Sumber : http://sseituko.wordpress.com/2010/10/12/asas-asas-manajemen/

Asas-asas Manajemen

Management berasal dari kata to manage yang berarti mengatur . Dalam hal mengatur akan timbul masalah, problem, proses dan pertanyaan tentang apa yang diatur, siapa yang mengatur, mengapa harus di atur  dan apa tujuan pengaturan tersebut. Manajemen juga menganalisa, menetapkan tujuan /sasaran serta mendeterminasi tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban secara baik, efektif dan efisien.
Beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, seperti di bawah ini :

1. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu (penulis).
2. Menurut G.R. Terry dalam bukunya “Principles of  Management”. Manajemen merupakan suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengenalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya  manusia dan sumber-sumber lainnya.
3. Lawrence A. Appley dalam bukunya “Leadership On The Job”. Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.
4. Peter F. Drucker dalam bukunya “Management, Tasks, Responsibility and Practise”. Manajemen harus memberikan arah – jurusan kepada lembaga yang dikelolanya. Ia harus memikirkan secara tuntas misi lembaga itu, menetapkan sasaran-sasarannya dan mengorganisasi sumber daya untuk tujuan-tujuan yang telah digariskan oleh lembaga. Sesungguhnya manajemen bertanggung jawab terhadap pengarahan VISI serta sumber-sumber daya kejurusan hasil-hasil yang paling besar dan efisien.

Dan Masih banyak lagi definisi-definisi dari pakar-pakar manajemen, dan beberapa kesimpulan dari definisi-definisi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Manajemen adalah perpaduan antara ilmu pengetahuan dan seni.
2. Manajemen adalah proses yang sistematis, terkoordinasi dan kooperatif dalam usaha-usaha memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
3. Manajemen mempunyai tujuan tertentu, berhasil tidaknya tujuan itu tergantung pada kemampuan mempergunakan segala potensi yang ada.
4. Manajemen hanya dapat diterapkan pada sekelompok manusia yang bekerjasama secara formal serta mempunyai tujuan yang sama pula.
5. Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.
6. Dalam manajemen, kepemimpinan merupakan factor yang sangat dominant.
7. Manajemen merupakan system kerjasama yang  koperatif dan rasional.
8. Manajemen didasarkan pada pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab yang teratur.

Perkembangan Manajemen
Manajemen sebetulnya sudah ada sejak berabad-abad yang lalu, artinya sejak ada pembagian kerja dan adanya tujuan bersama diantara  sekelompok orang yang tergabung dalam suatu ikatan formal.

Dengan demikian dapat kita lihat dengan jelas bahwa dasar manajemen itu adalah :

1. Adanya kerjasama diantara sekelompok orang dalam ikatan formal.
2. Adanya tujuan bersama serta kepentingan yang sama yang akan dicapai.
3. Adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab yang teratur.
4. Adanya hubungan formal dan ikatan tata tertib yang baik.
5. Adanya sekelompok orang dan pekerjaan yang dilakukan.
6. Adanya Human Organization.

Sumber : http://sseituko.wordpress.com/2010/10/12/asas-asas-manajemen/

Surat Niaga Bahasa Inggris part 2

Contoh ke 4.

Bekasi, April 7th, 2007

Attention To:
HRD Manager
PT. Pranata Informatindo
Jl. Raya Sudirman No. 17
Bekasi
Dear Sir/Madam,
I have read from your advertisement at Republika that your company is looking for employees to hold some position. Based on the advertisement, I am interested in applying application for Engineer position according with my background educational as Engineering Physics.
My name is Iswandi Lubis, I am twenty three years old. I have graduated from Engineering Physics Department ISTN on March 2007. My specialization in Engineering Physics is Instrumentation and Control specialist. I consider myself that I have qualifications as you want. I have good motivation for progress and growing, eager to learn, and can work with a team (team work) or by myself. Beside that I posses adequate computer skill and have good command in English (oral and written).
With my qualifications, I confident that I will be able to contribute effectively to your company. Herewith I enclose my :
1. Copy of Bachelor Degree (S-1) Certificate and Academic Transcript.
2. Curriculum Vitae.
3. Copy of Job Training Certificate from Unocal Indonesia Company.
4. Recent photograph with size of 4×6
I would express my gratitude for your attention and I hope I could follow your recruitment test luckily.

Sincerely,
Iswandi Lubis

Contoh ke 5.

Jl. Raya Flamboyan 21
Bojong Depok Baru 2
Cibinong 16914
Phone : 021 – 87903802

June 11th, 2007
Attention To:
Mr. Haryono Sujatmiko
PT. Bumi Sentosa Damai
Jl. Garuda No. 33
Bogor
Dear Mr. Sujatmiko,
I am a graduate student in Computer Science at Indonesia University, and I will be awarded an M.S. degree in July 2007. I am currently looking for a position related to Database/Graphics Package Design in the research and development department of a major company.
Before coming to Indonesia University, I designed, supervised, and completed a CAD system. The function covers vector, character and curve generation, windowing, shading, and transformations.
At Indonesia University, my research work involves Compilation of Relational Queries into Network DML. To enhance my background, I have taken some courses in computer graphics and database, and I have experience in and an understanding of the design of databases. With this b background, I certainly believe that I am competent to meet challenging tasks and can make a good contribution to your company.
Enclosed is my resume, which indicates in some detail my training and experience. I sincerely hope that my qualifications are of interest to you and that an interview might be arranged at your convenience.
Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely yours,


Putri Puji Lestari 



Sumber: http://antotorococsic.wordpress.com/2012/02/21/surat-niaga-bahasa-inggris/

Surat Niaga Bahasa Inggris part 1

Contoh ke 1.

Tangerang, January 19, 2012

Attention To:
Mr. Imantoro
Human Resources Department
PT. Persada Bumida Terpadu
Jl. Raya Sukamaju No. 11
Tangerang

Dear Sir,
On this good opportunity, I would like to apply as a Instrumentation and Control System Engineer in your company. My name is Dias Farhan, 22 years old, male, single, energetic and healthy. I am a Control System Engineer and graduated from Suryadarma University (UNSURYA) on May 2007 with GPA 3.78. I would like to have career to expand my experience.
My personality as a hard worker and fast learner type of person would bring benefit to your company. I will be very appreciated if you could give in opportunity to work in your company.
Herewith I enclose my curriculum vitae, which will give details of my qualification.
I hope my qualifications and experience merit your consideration and look forward to your reply.

Sincerely yours,
Dias Farhan
Phone : 021 – 5758243
Jl. Melati No.23
Tangerang – 15712

Contoh ke 2.

Bogor, January 19, 2012

Attention To:
Human Resources Department
Yayasan KPT
Jl. Raya Bumi Sentoda No. 5
Cibinong

Dear Sir/Madam,
Having known about a vacancy advertised on Kompas, January 17, 2012, I am interested in the position of Account Executive (AE).
I am a 26 year old male, graduated from a reputable university, having skill in English, both written and oral and also operating computer. I am a hard worker, able to work in individual and in team.
I would gladly welcome an opportunity to have an interview with you at your convenience. I hope my skills can be one of your company’s assest. I am looking forward to hearing from you in the near future. Thank you for your consideration and attention.

Sincerely yours,
Asep Catur Putra

Enclosures :
- copy of ID Card
- copy of Final Certificate
- photo
- Curriculum Vitae

Contoh ke 3.

Jakarta, January 19, 2012

Attention To:
Sukarmadi
Resources Manager
PT. Gilang Persada Bumi
Jl. Cendrawasih No. 45
Jakarta Pusat
Dear Mr. Sukarmadi,
I wish to apply for the position of Accounting Staff that was advertised on Tempo, January 17, 2012.
I have over one year experience as an Accounting with PT. Rizky Finance and have experience of a wide variety of pattern techniques. My computer skills are very good, and I have an excellent record as a reliable, productive employee.
I am looking for new challenges and the posistion of Accounting Staff sounds the perfect opportunity. Your organisation has an enviable record innovation in investor financial cosultant, and an excellent reputation as an employer, making the position even more attractive.
I enclose my CV for your inspection and look forward to hearing from you soon. I am available for interview at your convenience

Sincerely yours,
Pujiwati Martani

 Sumber : http://antotorococsic.wordpress.com/2012/02/21/surat-niaga-bahasa-inggris/

30 Cara Berkomunikasi yang Baik dan Benar

30 Cara Berkomunikasi yang Baik dan Benar

 

Berkomunikasi sangatlah penting. Entah itu dalam mencari teman, relasi, bahkan pacar. Dalam bersosialisasi, kita perlu tahu bagaimana cara berkomunikasi yang baik dan benar. Bagaimanakah caranya? Langsung saja kita simak selengkapnya…..

Pertama, dengarkan baik-baik lawan bicara Anda. Itu yang terpenting. Karena jika Anda tidak memperhatikan lawan bicara Anda, bisa jadi obrolan Anda dengan lawan bicara Anda jadi ‘nggak nyambung’. Nggak nyambung itulah yang membuat lawan bicara.

Kedua, pikirkan baik-baik apa yang ingin Anda ucapkan kepada lawan bicara Anda. Karena lebih baik berpikir dulu kan sebelum bertindak? Tapi jangan juga berpikirnya terlalu lama karena nanti Anda bisa dikira telmi (telat mikir).

Ketiga, katakan dengan baik, sopan, dan sesuai dengan kondisi teman Anda. Jangan juga terlalu bertele-tele karena orang lebih suka sesuatu yang to the point. Perhatikan juga waktu yang terbaik untuk Anda bicara. Jangan sampai Anda menyela pembicaraan lawan bicara Anda. Satu lagi, ekspresi dan perasaan Anda harus pas dengan lawan bicara Anda. Masak saat temanmu sedih ekpresi Anda malah seperti orang senang?

Nah, gampang kan? Jika Anda tidak bisa berbicara dengan baik atau memang pikiran Anda masuk kategori lambat seperti saya yang membuat kesulitan dalam berkomunikasi. Cukup dengarkan saja lawan bicara Anda ngobrol. Jadilah pendengar yang baik dan sedikit-sedikit latihlah untuk menangkap inti dari yang lawan bicara Anda katakan.

Kenalkan tempat makan yang pernah anda kunjungi, film yang anda tonton, orang-orang baik yang mereka ingin temui, buku yang anda baca, peluang karir atau apa pun yang terpikirkan oleh anda. Jelaskan apa yang menarik dari orang-orang, tempat atau hal-hal tersebut. Jika anda memberi ide yang cukup menarik perhatian mereka, mereka akan mencari anda ketika mereka memerlukan seseorang untuk membantu membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Akhiri pembicaraan/komunikasi dengan orang lain yang sudah anda kenal dengan salam yang sopan dan santun. Salam penutup biasanya akan memberikan kesan yang positif bagi lawan bicara anda, sehingga tidak tertutup kemungkinan akan ada lagi pertemuan-pertemuan berikutnya.

Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. Jika menyatakan secara langsung dirasakan kurang tepat, cobalah dengan pernyataan tidak langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa sama-sama efektif.

Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa kata motivasi dari anda karena anda lebih berpengalaman atau anda tampaknya menjalani kehidupan dengan baik . Jika anda ingin memiliki hubungan yang sehat dengan orang tersebut, anda tentu saja tidak ingin tampak seperti anda memiliki semuanya sementara mereka tidak. Yakinkan mereka bahwa mereka dapat melampaui masalah dan keterbatasan mereka, sehingga mereka akan berharap menjadikan anda sebagai teman yang enak untuk diajak bicara.

Beri mereka kesan bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka daripada orang lain di muka bumi ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka, anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam dengan anda.

Umumnya, orang ingin berada di sekitar orang-orang yang akan mengangkat mereka, bukannya membawa mereka ke bawah. Jika anda secara konsisten memiliki tingkat energi yang lebih rendah daripada orang lain, mereka secara alami akan menjauh dari Anda menuju seseorang yang lebih energik. Untuk mencegah hal ini terjadi, secara konsisten tunjukkan dengan suara dan bahasa tubuh anda bahwa anda memiliki tingkat energi yang sedikit lebih tinggi sehingga mereka akan merasa lebih bersemangat dan positif berada di sekitar Anda. Namun jangan juga anda terlalu berlebihan berenergik sehingga menyebabkan orang-orang tampak seperti tidak berdaya. Energi dan gairah yang tepat akan membangun antusiasme mereka.

Jangan terlalu berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya selagi mereka berbicara. Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang mereka katakan dan responlah serelevan mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa anda benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan dan anda sepenuhnya terlibat di dalam suasana bersama dengan mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap kali ada sesuatu yang tidak mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda tentu saja ingin menghindari semua penyimpangan yang mungkin terjadi dalam komunikasi jika anda ingin mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang tersebut.

Nama seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional yang sangat kuat bagi mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda katakan nama seseorang, namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal Ini dapat terbantu dengan cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu atau dua menit sampai anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda menyebutkan nama mereka lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka kenal, mereka akan menemukan bahwa anda lah yang paling berkesan.

Bila Anda kurang mengerti dengan maksud lawan bicara Anda, tanyalah. Lebih baik bertanya daripada salah paham. Bertanya bertujuan untuk memastikan bahwa Anda sepaham dengan lawan bicara Anda.

Ada beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan mereka, berbicara sambil minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut tidak menerima tawaran anda, mereka akan tetap tersanjung bahwa anda ingin mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka akan memandang anda karena anda memiliki keberanian untuk membangun persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang instan.

kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada orang lain bahwa anda tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka katakan tetapi juga menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya. Ketika dilakukan dengan tidak berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada diri anda sendiri karena kesediaan anda untuk bertemu mereka secara langsung. Akibatnya, orang secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda katakan.

Pastikan anda berkenalan dengan ramah dan sopan dengan orang yang baru saja anda kenal, karena dengan berkenalan dengan sopan dan santun, anda akan membangun citra anda di mata lawan bicara anda, sehingga lawan bicara anda akan merasa respek dengan anda, atau minimal anda sudah kenal dengan lawan bicara anda, sehingga anda bisa maju ke tahap bagaimana berkomunikasi yang baik selanjutnya

Ajukan pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail mungkin sehingga akan membantu mereka memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup mereka.

Biasanya kebanyakan orang akan sering mempertanyakan dua hal yang pertama ketika mereka akan memulai pembicaraan/obrolan yang sederhana, yaitu pertama adalah menanyakan nama, yang kedua adalah alamat dan setelah itu berkembang kepada hobi, pekerjaan dan lain-lain. Jadi pastikan anda mengatakan nama anda dengan jelas dan baik, karena lawan anda akan mendengar nama untuk pertama kalinya dan pastinya orang akan lebih bersahabat jika sudah mengenal nama anda, bukan?

Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan seseorang adalahdengan mengungkapkan diri seterbuka mungkin. Bercerita tentang kejadian yang menarik dari hidup anda atau hanya menggambarkan contoh lucu dari kehidupan normal sehari-hari. Ketika anda bercerita tentang diri anda, pastikan untuk tidak menyebutkan hal-hal yang menyimpang terlalu jauh dari minat mereka atau bahkan berlebihan. Anda dapat membiarkan mereka mengetahui lebih jauh tentang diri anda seiring berjalannya waktu.

Pastikan pandangan anda tertuju kepada mata lawan bicara anda, pandanglah dia dengan penuh percaya diri seolah-olah anda memang membutuhkan informasi yang penting tentang dirinya dan tentang apa saja yang anda ingin tahu. Pandangan yang sopan yang diselingi dengan senyum yang ramah akan membuat lawan bicara kita merasa nyaman berkomunikasi dengan kita.

Yang harus Anda hindari adalah menggunakan kata-kata kasar. Apalagi kepada relasi Anda atau orang yang baru Anda kenal. Karena kata-kata itu belum tentu akrab di telinga mereka. Kecuali kepada teman atau sahabat Anda yang sudah saling mengenal dekat dan akrab.

Berikan rasa empati/welas kasih ketika lawan bicara anda mulai berbicara seputar masalah pribadinya. Rasa empati akan mudah memberikan kita keleluasaan untuk mengeksplor lebih jauh untuk bagaimana cara berkomunikasi yang baik dengan orang lain.

Gunakan kata-kata seperti “kami, kita ” untuk segera membangun sebuah ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak seperti anda dan mereka berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di tim yang berbeda.

Gunakan kosa kata dan artikulasi yang jelas, nada yang pas dan intonasi yang baik ketika andaberkomunikasi yang baik dan bersahabat dengan orang lain. Pengucapan kata memang bagi sebagian orang tidak terlalu penting, namun ketika anda mulai berkomunikasi dengan orang lain, pastikan suara anda terdengar jelas dengan orang lain, jangan sungkan-sungkan ketika mulai untuk berbicara.

Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon lebih positif.

Berikan waktu kepada lawan bicara anda untuk mengakhiri pembicaraannya dan jangan pernah sekali-kali memotong ketika lawan bicara anda sedang berbicara. Ini sangat penting karena anda pasti memiliki giliran untuk bicara dan lawan bicara anda akan lebih menghormati anda.

Ketika anda tersenyum pada orang, anda menyampaikan pesan bahwa anda menyukai mereka dan kehadiran mereka membawa anda kebahagiaan. Tersenyum pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin tersenyum kembali pada anda yang secara langsung akan membangun hubungan antara anda berdua.

Jika komunikasi anda sudah lancar dengan orang lain, anda akan bebas untuk memilih topik yang lain untuk dibicarakan seperti hobi, anak, pekerjaaan dan lain-lain. Pastikan topik anda berhubungan erat dengan lawan bicara anda, setidaknya anda tahu tentang topik yang di buka oleh lawan bicara anda.

Yang terpenting adalah fokus terhadap lawan bicara Anda. Jangan memikirkan yang lain selain topik yang kalian bahas. Karena jika tidak fokus, maka bisa memicu kesalahpahaman bahkan pertengkaran.

Sumber: http://hedisasrawan.blogspot.com/2012/11/cara-berkomunikasi-yang-baik-dan-benar.html

CARA MENANGANI TELEPON

CARA MENANGANI TELEPON

        Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan,efektif dan efisien, karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan terhadap perusahaan. Cara menangani telepon ada dua macam yaitu:

1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)

1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon

         Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon:

a. Mengangkat gagang telepon
b. Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung
c. Gunakan bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat dipahami,singkat dan tepat)
d. Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada ditempat, secepatnya dihubungkan kepada yang ditujunya
e. Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung
f. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan
g. Bresikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.

       Hal-hal yang khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon,yaitu:

a. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT)
b. Menyampaikan salam
c. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)
e. Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena hal itu tidak sopan
f.  Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas
    dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi
g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu
h. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional.
i.  Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas.
j.   Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik)
k.  Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
l. Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.

      sikap dalam pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7C yaitu:

1. Caring
    Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

2. Commited
    Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi

3. Confident
    Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. 

4. Considetate
    Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

5. Controlled
    Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )

6. Creative
    Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon

7. Contagious
    Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.

Ketika menerima telepon, usahakanlah menerima dengan suara yang baik atau phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon., yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat , ramah, dan penuh perhatian.

     Alat - alat yang di gunakan dalam menerima telepon, yaitu :
1. pesawat telepon
2. kalender meja
3. jam dinding
4. alat tulis
5. lembar pesan telepon ( LPT )
6. daftar nomor telepon ekstention internal
7. buku daftar telepon masuk

2. Melakukan panggilan telepon atau menelepon 

Persiapan menelepon yaitu :

1. Siapkan nomor telepon yang hendak di tuju
2. Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint
3. Catatlah hal - hal pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju

Pelaksanaan menelepon :

• memutar atau menekan nomer telepon yang di tuju dengan tepat sesuai dengan yang di maksud
• bila ada kesalahan menelepon segeralah minta maaf
• berikan salam dan menyebutkan identitas diri bila telah tersambung
• mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas dan mudah di pahami
• mencatat hal - hal yang penting
• mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam
• meletakan gagang telepon dengan pelan

Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi, secara singkat, padat dan jelas.

Sumber : http://tatacaramenggunakantelpon.blogspot.com/2011/10/cara-menangani-telepon.html

ETIKA SEKRETARIS

ETIKA SEKRETARIS

Bagaimana Etika Sekretaris yang Baik ?

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara berbusana, ada beberapa hal yang harus diperhatikan

seorang sekretaris pda waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

b. Keadaan jasmani

c. Iklim

d. Bahan, warna, motif pakaian

e. Kosmetik

f. Asesoris

2. Cara berbicara, ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:

a. Jangan ceroboh

b. Jangan menyinggung perasan orang lain

c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi

d. Jangan gemar memuji diri sendiri

e. Hindari gosip

f. Jangan memotong pembicaraan

g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),

kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk

a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.

b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.

c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.
e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5

. Cara Berjalan
a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.
b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.
c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,

sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

6. Cara Makan dan Minum

Cara makan :

a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.

b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan

c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

Cara Minum :

a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.

b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

c. Usahakan jangan sampai tumpah.

d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.

e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.

f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

Sumber : http://secretarykusnaeni.blogspot.com/

Penampilan Ideal dan Menarik Seorang Sekretaris

Penampilan Ideal dan Menarik Seorang Sekretaris

Pengertian tentang penampilan

            Menurut pendapat para ahli pengertian penampialan adalah :

1)      Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk menjadi lebih menarik terutama dari segi fiskal dan juga pembentukan kepribadian yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita.

2)      Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya menjadi lebih baik dalam berpenampilan.

3)      Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang.

4)      Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih.

5)      Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya.

 Penampilan bagi seorang Sekretaris

                Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun 

kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan,

antara lain :

a. Makan makanan yang cukup gizinya.

b. Olahraga yang cukup.

c. Istirahat yang cukup.

Untuk kantor- kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat - saat 

tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut.

b. Perawatan wajah atau muka.

c. Perawatan tangan dan kaki.

Ciri dari Sekretaris yang Ideal

Sekretaris adalah pekerja kantor atau asisten yang bertugas mengerjakan pekerjaan kantor,melaksanakan tugas-tugas administrtif,dan tugas-tugas pribadi dari pimpinan seperti mengatur pejalanan dinas pimpinan,megatur agenda pimpinan,jadwal meeting dan lain-lain .Serta sekretaris adalah orang yang mampu menjaga rahasia perusahaaan.

Dalam hal penampilan sekretaris harus dapat tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris.Namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.

Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.

Dari uraian di atas,berikut adalah ciri-ciri seorang sekretaris ideal:

1.      Baik dan bertanggung jawab
2. Menampilkan citra perusahaan
3. Berpenampilan menarik
4. Memahami wewenang dan tanggung jawab dengan baik
5. Mampu dan pandai menjaga rahasia perusahaan
6. Menguasai teknologi
7. Cekatan,terampil,cermat,dan pintar
8. Memahami karakter atasan
9. Memiliki etika yang baik
10.Pandai berbicara di depan publik
11.Mampu menjaga kondisi fisik dan psikhis dengan baik

Penampilan Seorang Sekretaris yang Menarik

 

1.   Tata Rambut (Hair Style)
      Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.

2.   Tata Rias (Make Up)
      Hendaknya menghindari merias muka sampai menyita waktu terlalu banyak sebelum sekretaris berangkat kerja, dengan pengertian jika sekretaris merias muka hendaknya dilakukan dengan cepat tetapi dapat bertahan lama. Sangat disarankan agar wajah sekretaris selalu tampak segar sepanjang ia bekerja, oleh karena itu harus dicegah jangan sampai kurang tidur agar tetap sehat selama bekerja.

3.   Tata Busana 
      Tidak disarankan mengenakan pakaian dengan warna - warni yang mencolok, tapi sebaiknya mengenakan warna polos dapat berupa model two-pieces atau three-pieces. kedua, jangan memakai rok terlalu pendek, minimal 3 cm diatas lutut dan bagian dada yang terlalu terbuka.

4.   Pose dan Gaya Berjalan
      Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri. 

Sumber : http://exzma.blogspot.com/2011/11/penampilan-ideal-dan-menarik-seorang.html

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

 

 

1. Menampilkan Citra Perusahaan.

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

Penampilan Yang Ideal Dan Menarik Bagi Seorang Sekretaris

Penampilan Yang Ideal Dan Menarik Bagi Seorang Sekretaris

A. Pendahuluan

Sekretaris identik dengan pekerjaan yang teratur dan menjadi ikon sebuah perusahaan. Seperti halnya publik relation, seorang sekretaris juga dituntut punya penampilan menarik dan profesional. Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya  yang pekerjaannya membantu, memperlancar dan mempermudah pekerjaan pimpinan dalam bidang administrasi kantor agar tujuan perusahaan bisa tercapai. Seorang sekretaris juga harus bisa menjaga kode etiknya sebagai sekretaris dan juga harus menjaga kepercayaan dan kerahasiaan perusahaan. Sebagai seorang sekretaris maka harus memiliki keterampilan, pengetahuan dan wawasan yang yang luas karena seorang sekretaris dituntut untuk bekerja keras, bekerja cerdas dan juga bekerja dengan teliti. Seorang sekretaris itu adalah otaknya perusahaan. Jadi apa yang dikerjakan oleh sekretaris dapat mempengaruhi dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan.

Untuk menjadi seorang sekretaris yang professional harus mempunyai syarat sebagai berikut:

1. Memiliki keterampilan dalam bidang administrasi dan bidang-bidang terkaitnya
2. Memiliki pengalaman, pengetahuan dan wawasan yang luas
3. Harus pandai dalam berkomunikasi terhadan kolega maupun pelanggan
4. Mampu menangani setiap permasalahan yang ada terutama yang menyangkut pekerjaan kantor
5. Memiliki potensi untuk menjadi sekretaris
6. Memiliki kesabaran dan keuletan dalam bekerja
7. Disiplin dan cekataan dalam bekerja
8. Berpenampilan baik dan menarik

Berpenampilan menarik dan baik merupakan salah satu dari syarat sebagai seorang sekretaris yang professional.Penampilan yang baik dan menarik akan memberikan persepsi dan kesan yang positif terhadap orang lain yang bertemu dengannya.

B. Pengertian Penampilan

Menurut pendapat para ahli pengertian penampilan adalah :

1. Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk menjadi lebih menarik terutama dari segi fisik dan juga pembentukan kepribadian yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita.
2. Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya menjadi lebih baik dalam berpenampilan.
3. Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang.
4. Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih.
5. Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang memandangnya.

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai penampilan diri seorang sekretaris, ada beberapa factor yang mempengaruhi penampilan diri yang prima dan terus terjaga.Beberapa factor tersebut adalah

1. Pembawaan lahir.Keadaan diri sendiri yang merupakan adalah bentuk wajah,keadaan postur tubuh dan warna kulit.Untuk memperbaiki penampilan diri sebaiknya harus menerima keadaan diri sendiri sebagaiman adanya dan mencintai diri sendiri.
2. Kesehatan fisik dan mental.Agar memperoleh kesehatan fisik dan mental maka makan cukup gizi dan membiasakan berolahraga secara teratur.
3. Kebersihan Pribadi merupakan faktor penunjuang untuk mempertahankan kesehatan sekaligus penampilan diri.
4. Latar belakang social ekonomi dan kebudayaan, faktor tersebut mempengaruhi penampilan terutama dalam hal selera.

C. Penampilan Seorang Sekretaris

Yang pertama dilihat atau diperhatikan oleh orang lain adalah bagaiman penampilan kita, karena penampilan menentukan bagaimana perasaan kita tentang diri sendiri.Ada kalimat,”Apabila kita yakin akan penampilan kita sendiri,maka kita pun akan merasa nyaman”…When you look good you feel good…”. Karena untuk menjadi sekretaris professional dan sukses,tampilah dengan gaya keberhasilan setiap hari,karena Anda tidak akan lagi mempunyai kesempatan mengalami “Kesan Pertama”. (La Rose:102).

Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian seseorang. Penampilan diri juga akan memberikan suatu kesan bagi orang lain.  Oleh karena itu grooming mempunyai hubungan yang sangat erat dengan sekretaris. Apabila anda ingin menjadi sekretaris yang baik maka anda juga harus mempunyai penampilan diri dan kepribadian yang baik juga atau dalam istilah bahasa inggrisnya "well groomed". Penampilan diri yang baik dapat mencerminkan kepribadian seseorang yang dapat dilihat dari ucapan dan perbuatannya.

Perlunya grooming atau penampilan diri yang baik dari seorang sekretaris dalam memberikan pelayanan kerja bagi pimpinan terutama relasi atau rekan kerja yang akan mementukan keberhasilan. Sekretaris harus mempunyai daya tarik yang dapat membuat orang memberikan kesan yang positif. Untuk itu sekretaris harus mengetahui prinsip yang harus didiketahui dalam berpenampilan menarik.

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.

D. Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya

Penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil dan menarik maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Tata cara berdandan 

  Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor dan glamour agar terlihat menarik. Berdandanlah secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Janganlah memakai aksesoris atau make-up yang berlebihan karena akan terlihat  norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang lain dan akan diaanggap orang yang tidak mengetahui tata krama berdandan.

2. Tata Rambut

Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.

3. Tata  cara berpakaian

Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Dan yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik.

4. Gaya atau perilaku

Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri. 

Penampilan yang ideal dari seorang sekretaris diorientasikan pada kepribadian diri dari diri nya. Tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris, namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.

Ciri-ciri dari seorang sekretaris yang ideal adalah sebagai berikut:

1. Baik dan bertanggung jawab
2. Menampilkan citra perusahaan
3. Berpenampilan menarik
4. Memahami wewenang dan tanggung jawab dengan baik
5. Mampu dan pandai menjaga rahasia perusahaan
6. Menguasai teknologi
7. Cekatan,terampil,cermat,dan pintar
8. Memahami karakter atasan
9. Memiliki etika yang baik
10. Pandai berbicara di depan publik
11. Mampu menjaga kondisi fisik dan psikhis dengan baik

E. Kesimpulan

Penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang memandangnya. Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian seseorang Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.Penampilan seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal yaitu dari tata cara berdandan, tata rambut, tata cara berpakaian dan gaya atau perilaku dari sorang sekretaris itu sendiri. 

Daftar Pustaka

Rosidah, Ambar Teguh Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional Dan Kantor Yang Efektif.Yogyakarta: Gava Media.

La Rose.2003.Top Secretary Membangun Kepribadian Dan Ketrampilan Menjadi Sekretaris Profesional.Jakarta:Erlangga.

http://exzma.blogspot.com/2011/11/penampilan-ideal-dan-menarik-seorang.html.diakses pada tanggal 10 April 2012 jam 11.30.

http://exzma.blogspot.com/2011/11/penampilan-ideal-dan-menarik-seorang.html .diakses pada tanggal 10 April 2012 jam 12.00.

http://titaaxa.blogspot.com/2011/11/grooming-menetukan-keberhasilan-seorang.html. diakses pada tanggal 10 April 2012 jam 12.40