IV.
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
I. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI
PERKANTORAN
A. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana adalah segala sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan
prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana
lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll
sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah,
gedung, ruangan dll.
a
Peralatan/perlengkapan kantor
(Office Supplies)
Peralatan/perlengkapan kantor adalah
alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor,
sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat,
lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2
(dua), yaitu:
1.) Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya
a) Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas,
map, amplop dlll)
b) Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler,
perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting,
pemotong kertas dll.
c) Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
(1)
Buku catatan (block note) yaitu buku
untuk menulis catatan harian staf kantor
(2)
Buku pedoman organisasi, yaitu buku
panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah,
produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
(3)
Buku alamat relasi yaitu buku yang
berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang
khususnya sering melakukan kerja sama.
(4)
Buku telepon yaitu buku yang berisi
daftar pelnggan telepon.
(5)
Kamus (kamus bahasa Indonesia dan
asing)
(6)
Peta kota-kota besar
(7)
Buku tahunan yaitu buku yang berisi
tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir
(8)
Buku tamu yaitu buku yang digunakan
untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan
(9)
Buku agenda yaitu buku untuk
mencatat surat yang masuk dan keluar
(10) Buku catatan keuangan
(11) Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)
2.) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya
a) Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang
yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh:
kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.
b) Barang tidak habis pakai
Barang tidak habis pakai adalah
barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator,
cutter dan gunting.
b
Mesin-mesin kantor (Office Mechine)
Mesin-mesin kantor (office mechine)
adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan
keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan
magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik,
mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda
dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.
c
Mesin Komunikasi Kantor
Mesin komunikasi kantor adalah
sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan
organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom,
faksimili dan telepon wireles.
d
Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda
kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas
pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak
buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat
majalah/koran meja resepsionis.
e
Interior kantor (Office Arrangement)
Ineteriuor kantor adalah benda-benda
kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi
semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar,
patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.
f.
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
1) Tata ruang kantor
adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan
kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga
memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
2) Tujuan tata ruang kantor
a) Memberikan kenyamanan kepada karyawan
b) Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal
c) Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja
d) Memudahkan dalam pengawasan
e) Memudahkan dalam memberikan pelayanan
f)
Memudahkan gerakj karyawan dalam
bekerja
g) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
h) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
i)
Memberikan pencitraan yang baik
3) Bentuk-bentuk tata ruang kantor
a) Ruang kantor terbuka (open plan office)
Ruang kantor terbuka (open plan office)
adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu
ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu.
Keuntungan ruang kantor terbuka:
·
Mudah merubah ruangan
·
Mudah dalam berkomunikasi dan
berkoordinasi antar karyawan
·
Mudah dalam pengawasannya
·
Menghemat tenaga
·
Memudahkan penempatan, penggunaan
dan perawatan peralatan kerja
·
Memperlancar arus pekerjaan
·
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar
Kerugian ruang kantor terbuka:
·
Sulit melakukan pekerjaan yang
bersifat rahasia
·
Kebisingan akan mudah terjadi
sehingga konsentrasi kerja terganggu
·
Karyawan kurang leluasa dalam hal
yang menyangkut pribadi.
b) Ruang kantor tertutup Closed plan office)
Ruang kantor tertutup adalah ruangan
kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat
dari kayu.
Keuntungan ruang kantor tertutup
·
pekerjaan yang sifatnya rahasia
dapat terjaga
·
pimpinan maupun karyawan dapat
bekerja lebih tenang
·
karyawan lebih leluasa dalam bekerja
Kerugian ruang kantor tertutup
·
pengawasan lebih sulit karena
terhalang sekat
·
cahaya sulit masuk dan udara lebih
sulit beredar
·
perubahan tempat lebih sulit
dilakukan.
c) Ruang kantor semi tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah
ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
·
Keuntungan ruang kantor semi
tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
·
kerugian ruang kantor semi tertutup
adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
4) Pedoman pembuatan tata ruang kantor
a) Asas-asas tata ruang kantor
·
Asas jarak terpendek
Tata ruang yang baik adalah apabila
dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat kerja karyawan dan
penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
·
Asas rangkaian kerja
Dalam menempatkan karyawan harus
memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan
harus ditempatkan berdekatan.
·
Asas penggunaan seluruh ruangan
Jangan biarkan ada ruangan kosong
yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien
·
Asas integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor
harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.
·
Asas perubahan susunan tempat kerja
Perubahan tempat kerja harus
dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.
·
Asas keamanan dan kepuasan karyawan
Ruangan yang aman dan nyaman akan
membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.
b) Prinsip-prinsip tata ruang kantor
·
Bagian atau fungsi yang berhubungan
ditempatkan berdekatan
·
pekerjaan dilakukan secara
berkesinambungan dalam garis lurus
·
alur kerja harus sederhana
·
perlengkapan kantor diletakan dekat
karyawan yang menggunakannya
·
Sebaiknya meja dan kursi dalam satu
bagian memiliki ukuran yang sama
·
Sebaiknya tidak ada karyawan yang
menghadap cahaya langsung
·
Pekerjaan yang banyak berhubungan
dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian depan
·
Pekerjaan yang mendatangkan
kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.
c) Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang
(1) Sistem pencahayaan
§
Natural lighting
Adalah pencahayaan yang berasal dari
sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi, jendela, kaca, dinding dll.
§
Task lighting
Adalah cahaya yang digunakan untuk
pekerjaan tertentu seperti menggambar.
§
Ambient lighting
adalah cahaya yang berasal dari
lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor
§
Accent lighting
Adalah pencahayaan yang hanya
digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain yang
memerlukan cahaya.
(2) Sistem warna
Macam-macam warna
§
warna primer yaitu warna pokok,
merah, biru dan kuning.
§
warna sekunder yaitu wrna yang
dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange mrp campuran wrna merah
dan kuning.
§
warna tersier yaitu wrna yang
dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya merah dengan jingga.
Arti warna dan efek psikologinya
§
merah artinya berani, mewahm dapat
mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif dan dapat meningkatkan
aliran darah dalam tubuh
§
Kuning artinya kehangatan, cerah
dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.
§
Hijau artinya alami dapat
menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.
§
Biru artinya harmonis, tenang
mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.
§
Putih berarti orisinil, ringan,
tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan dingin. dll
Pertimbangan dalam memilih warna
ruangan
§
ukuran ruangan
§
lokasi ruangan
§
lokasi bangunan
§
tipe ruangan
§
bentuk ruangan
§
tinggi ruangan
Keuntungan menggunakan wrna yang
sesuai
§
kantor lebih menarik dan
menyenangkan
§
ruangan tidak terlalu silau akibat
cahaya yang berlebihan
§
karyawan dapat bekerja lebih tenang,
nyaman dan gembira
§
produktivitas meningkat
§
karyawan merasa lebih lega
§
meningkatkan citra yang baik pada
perusahaan
(3) Sistem pengaturan udara ruangan
Berikut beberapa cara untuk
mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab
§
Menggunakan AC
§
Membuat ventilasi yang cukup
§
Memakai pakaian kerja yang sesuai
dengan kondisi ruangan
Keuntungan pengaturan udara yang
tepat antara lain:
§
karyawan lebih nyaman dalam bekerja
§
semangat kerja meningkat
§
kesehatan karyawan lebih terpelihara
§
produktivitas meningkat
§
kualitas kerja lebih baik
§
memberi kesan baik bagi tamu
(4) Sistem penataan suara
Selama bekerja diperlukan suasana
yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan sulit berkonsentrasi pada
pekerjaan.
Akibat yang ditimbulkan karena ada
kegaduhan di kantor antara lain:
§
konsentrasi terganggu
§
semamgat menurun
§
dapat terjadi gangguan mental/syaraf
§
karyawan tambah lelah
§
kesalahan kerja banyak terjadi
§
produktivitas kerja rendah
Untuk mengatasi atau mengurangi
kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal berikut:
§
ruangan diberi peredam suara
§
dibawah mesin tik diberi alas karet
§
memilih printer yang tidak terlalu
bersuara
§
gerakan disiplin karyawan harus
diperhatikan
§
pesawat telepon ditempatkan pada
tempat khusus
B. Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor
a. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan
penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Rencana
kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun untuk satu tahun
anggaran.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain:
1) Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana
2) Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang
dibutuhkan
3) Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia
4) Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan
operasional
5) Penyimpanan sarana prasarana
6) Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana
7) Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
b. Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh
satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan
kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari
bantuan.
1) Tujuan penyimpanan
a) agar barang tiddak cepat rusak
b) agar tidak terjadi kehilangan barang
c) agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan
d) memudahkan dalam pengawasan
e) memudahkan dalam analisis barang
2) Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan
hal-hal berikut:
a) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia
b) Pergudangan yang memenuhi syarat
c) Sifat barang yang disimpan
d) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
e) Prosedur dan tata kerja
f)
Biaya yang tersedia
g) Tenaga yang diperlukan
h) Jangka waktu penyimpanan
3) Cara penyimpanan
a) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis
b) Barang disimpan dalam keadaan bersih
c) Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi
d) Barang disimpan di tempat yang memadai
e) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan
f)
Barang harus terhindar dari dengatan
matahari atau air hujan
g) Barang disimpan di ruangan yang terkunci
h) Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di
buku persediaan
i)
Barang yang dikeluarkan lebih cepat
diletakan di bagian depan
c.
Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus
menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik
atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana prasarana
kantor:
1) agar barang tidak mudah rusak
2) agar barang tidak mudah hilang
3) agar barang tidak kedaluarsa
4) agar barang tidak mudah susut
5) agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana prasarana dapat
dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:
1) Pemeliharaan berdasarkan waktu
a) pemeliharaan sehari-hari
b) pemeliharaan berkala
2) Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
a) pemeliharaan barang bergerak
b) pemeliharaan barang tidak bergerak
d. Inventarisasi
Inventarisasi sarana dan prasarana
kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.
Tujuan inventarisasi
1) agar peralatan tidak mudah hilang
2) adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga
dapat dipertanggungjawabkan
3) memudahkan dalam pengecekan barang
4) memudahkan dalam pengawasan
5) memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan
barang
Untuk memudahkan inventarisasi
diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan, dimana masing-masing
instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku inventarisasi barang:
1) Buku induk barang inventaris
Merupakan buku yang digiunakan untuk
mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.
Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
2) Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan
untuk mencatat barang-barang inventaris menurut menurut golongan yang telah
ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah
ditentukan.
3) Buku catatan barang noninventaris
Merupakan buku yang digunakan untuk
mencatat semua barang non inventaris (barang yang belkum diketahui statusnya)
yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat
barang-barang yang habis pakai.
e.
Laporan sarana prasarana
Laporan saranaprasarana adalah suatu
kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor,
baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut
dalam periode tertentu.
Fungsi adanya laporan adalah:
1) Sebagai bahan pertanggungjawaban
2) sebagai pengendali persediaan
3) memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi
barang
4) sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan sebaiknya
dilampiri dengan:
1) Bukti penerimaan barang
2) bukti pembelian barang
3) Bukti pengeluaran barang
4) Kartu barang
5) Kartaui persediaan
6) Daftar inventaris
7) Daftar rekapitulasi barang inventaris
Teknik pembuatan laporan dapat
disusun sebagai berikut:
1) Memeriksa barang
2) menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran
3) menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4) menghitung pengeluaran barang
5) menghitung sisa persediaan
6) mencatat mutasi barang
Sumber
: http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/iv-mengidentifikasi-sarana-dan.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar