Surat
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada
zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan
sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan
berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
1. Falsafah dasar
Suatu
organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi
atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik
dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’
masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana
komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya.
Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada
dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data
melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara
suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat
merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan
informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat
berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan,
laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat
biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam
diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat
tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan
baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk
menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat
dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal
tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris
yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat
menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng
apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh
sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat
sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala
akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim
harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si
penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’
yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang
novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat
yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena
ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus
dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Dalam mata kuliah ini cq. ‘korespondensi bisnis’ akan dibahas tata cara penulisan surat yang baik ditinjau dari bentuk, isi, jenis, model serta bahasa yang lazim dipakai dalam penulisan surat. Disamping itu akan disajikan juga beberapa contoh untuk masing-masing jenis surat yang dibahas dalam kuliah ini agar mahasiswa lebih mudah mempelajari dan memahaminya.
2. Fungsi Surat
Surat
berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan
atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena
itu isi surat
juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari
pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan,
dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :
1. Bukti
otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hokum yang sifatnya mengikat,
misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan
sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat
yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data
yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk
menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana
Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis
surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan
sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.
3. Surat yang Baik
Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :
a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat
dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang
benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik
dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi
Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan
bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika
kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan
4. Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa
survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa
sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor
biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat
menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali
lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi
tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka ‘face to face negotiation’ pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat
menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari
kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan
‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis
tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak
yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila
perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan
berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemuan
tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan akhir yang disebut
dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding
yang dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan
ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan
dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
Dengan
demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan
cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk
tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat
menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui
korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi
tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya
korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email,
dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya
mustahil dapat dilaksanakan.
a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada
prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya
mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price
list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara
pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi
surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan
menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra
perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili
oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain
amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah
yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama
yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan
b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order)
maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam
kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas
bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah
apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.
c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra
yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi
yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji
komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan
dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan
akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi
bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.
5. Etika Korespondensi
Berdasarkan
uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan
korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini
adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan
dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan
pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis
kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya
‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai berikut :
a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
2. Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Jelas
ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks
kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk
mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang
berbahasa Inggris)
b. Tidak
menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan
kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.
c. Gunakan
tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel
dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa
Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia,
karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik
dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau
diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.
3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat
yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita.
Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :
Ruang referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi surat,
kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan
pengirim. Pembahasan lebih lanjut mengenai masalah ini akan dibahas pada
bab-bab selanjutnya. (Bab-2).
5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat
tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal
yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya
jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda,
telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena andalah yang
menjadi penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat
tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi
perselisihan dan sengketa bisnis dengan relasi anda, oleh karena itu
baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.
6. Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat
yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa
yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan
memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar
pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan
pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan
pelanggan. Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk,
lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa
pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita
terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat
7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat
memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan
tersebut dipenuhi.sumber:http://kampus-online.blogspot.com/2008/06/ch1-korbis.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar